Elektronische boekhouding wettelijk erkend

Op voorstel van de heer Vincent Van Quickenborne, Staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging, keurde de Ministerraad in tweede lezing een ontwerp van koninklijk besluit goed over elektronische boekhouding waardoor de verplichting tot het houden van een papieren boekhouding wordt afgeschaft. Het ontwerp dat aan het advies van de Raad van State werd aangepast, schrapt onnodige administratieve formaliteiten die het bedrijfsleven tot 60 miljoen euro per jaar kosten. Tot op vandaag zijn zo'n 600.000 bedrijven en eenmanszaken verplicht om naast hun eventuele elektronische boekhouding ook een papieren boekhouding bij te houden.

Hoewel de meeste ondernemingen hun boekhouding voeren via aangepaste boekhoudsoftware, bepaalt de regelgeving in België nog steeds dat de boekhoudboeken verplicht op papier dienen te worden gehouden. Bovendien moesten deze boeken voordat ze in gebruik werden genomen, elk individueel geviseerd of geparafeerd worden door de griffies van de rechtbanken van koophandel. In een tijd waar een computer niet meer weg te denken is uit het bedrijfsleven, leidt dit tot de absurde praktijk dat ondernemers computerlijsten dienden uit te printen en manueel in te kleven in de wettelijk voorgeschreven geviseerde en/of geparafeerde boeken. Het prijskaartje is niet min: wanneer men ervan uitgaat dat een onderneming gemiddeld een halve dag per jaar spendeert aan een papieren boekhouding aan gemiddelde kost van 100 euro (gemiddelde kost van 25 euro bruto per uur per werknemer) dan kunnen zo'n 600.000 bedrijven tot 60 miljoen euro per jaar uitsparen. Concreet betekent de vereenvoudiging, dat ondernemingen niet langer verplicht zijn naar de griffie van de rechtbank van koophandel te gaan om hun boeken te laten viseren of te paraferen. Het betekent ook dat ze niet langer verplicht zijn om hun elektronisch bijgehouden boekhouding uit te printen en manueel in voorgeschreven boeken in te kleven. Bovendien werd erover gewaakt dat de nieuwe regeling voor de kleinste bedrijven, waar een papieren boekhouding goedkoper is, geen administratieve meerkost veroorzaakt. Voor deze bedrijven is het vaak duurder te investeren in boekhoudsoftware of beroep te doen op een externe boekhouder. Zij kunnen, indien ze dat wensen, gebruik blijven maken van een eenvoudige papieren procedure. In het ontwerp van koninklijk besluit wordt een rechtszeker kader gecreëerd voor het (louter) elektronisch bijhouden van de boekhouding. De elektronische boekhouding dient aan dezelfde vereisten inzake continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid te voldoen als de papieren boekhouding, en moet bewaard blijven en toegankelijk zijn voor controledoeleinden. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen zal aan de hand van adviezen en aanbevelingen, regels uitwerken voor het gebruik van elektronische boekhoudprogramma's. Onder meer op vraag van bepaalde beroepsorganisaties werd in het Verslag aan de Koning eveneens bevestigd, dat de Regering een grondige reflectie zal voeren over de principes die ten grondslag liggen aan de Boekhoudwet zelf (zoals het verplichte systeem van voorgeschreven boeken en de verplichting tot centralisatie) in het licht van de praktijken en ontwikkelingen in de ons omringende landen. De maatregel treedt in werking 10 dagen na publicatie in het Belgisch Staatsblad. De bepalingen inzake de afschaffing van de visum- en parafeerverplichtingen werken retroactief vanaf 1 juli 2003.