Comptabilité électronique désormais légalement reconnue

Sur proposition de M. Vincent Van Quickenborne, Secrétaire d'Etat à la Simplification administrative, le Conseil des Ministres a approuvé, en deuxième lecture, un projet d'arrêté royal relatif à la comptabilité électronique et par lequel l'obligation de tenir une comptabilité sur papier est supprimée. Le projet, qui a été adapté à l'avis du Conseil d'Etat, supprime les formailités administratives inutiles, qui coûtent aux entreprises jusqu'à 60 millions d'euros par an. Aujourd'hui, quelque 600.000 entreprises et petits commerces étaient obligés de tenir une comptabilité sur papier en plus de leur éventuelle comptabilité électronique.

La plupart des entreprises tiennent leur comptabilité à l'aide d'un logiciel de comptabilité adapté mais la réglementation belge stipule toujours que les entreprises sont obligées de tenir les livres comptables sur papier. En plus, chacun des livres devait, jusqu'à présent, être visé ou paraphé par les greffes des tribunaux de commerce avant d'être utilisé. Alors qu'on imagine mal une vie professionnelle sans ordinateur, les entrepreneurs étaient obligés d'imprimer des listings informatisés et de les coller manuellement dans les livres visés et/ou paraphés prescrits par la loi. Le coût n'était pas des moindres : si l'on considère qu'une entreprise dépense en moyenne une demi-journée en comptabilité sur papier et ceci, à un coût moyen de 100 euros (coût moyen de 25 euros brut par heure par employeur), les 600.000 entreprises pourront économiser jusqu'à 60 millions d'euros par an. Concrètement, cette simplification signifie que les entreprises ne sont plus obligées de passer par le greffe du tribunal de commerce pour faire viser ou parapher les livres. Elles ne sont plus obligées d'imprimer leur comptabilité conservée de manière électronique et de la coller manuellement dans des livres prescrits. En outre, on veille à ce que la nouvelle réglementation n'engendre pas de surcoût administratif pour les plus petites entreprises, pour qui une comptabilité sur papier coûte moins cher. Pour celles-ci, il est souvent fort coûteux d'investir dans un logiciel de comptabilité ou de faire appel à un comptable. Par conséquent, elles peuvent continuer, si elles le souhaitent, à utiliser la procédure simple sur papier. Un cadre légal pour la (simple) tenue de la comptabilité électronique est donc créé par le projet d'arrêté royal. La comptabilité électronique doit remplir les mêmes exigences en matière de continuité, de régularité et d'irréversibilité que la comptabilité sur papier. Elle doit être conservée et être accessible aux fins de contrôle. La Commission des Normes Comptables développera, moyennant des avis et recommandations, des règles pour l'usage des programmes de comptabilité électronique. A la demande, entre autres, de certaines organisations professionnelles, il est confirmé dans le rapport au Roi que le gouvernement va entamer une réflexion approfondie sur les principes, qui sont à la base de la loi sur la comptabilité (par exemple, le système obligatoire des livres prescrits et l'obligation de centralisation) à la lumière de la pratique et des développements dans les pays qui nous entourent. La mesure entre en vigueur 10 jours après sa publication au Moniteur belge. Les dispositions en matière de suppression de l'obligation de visa et de paraphe entrent en vigueur de manière rétroactive à partir du 1er juillet 2003.