Einde van het tijdperk van de papieren facturen in zicht
Met digitale facturatie of e-invoicing bespaart de overheid niet alleen op haar werkingskosten maar vermindert ze ook de administratieve lasten voor ondernemingen. Olivier Chastel en Hendrik Bogaert willen dat zowel de publieke als de private sector versneld overschakelen op digitale facturen.
Ons land engageerde zich tegenover Europa om tegen 2020 50% van de facturen via e-invoicing te laten verlopen. Tegen eind deze legislatuur zou al 25% moeten gehaald worden. Gelijktijdig streeft de federale Regering ernaar om voor wat betreft de ontvangen facturen de doelstellingen van 20% via e-invoicing en 30% via het inscannen van facturen, te bereiken.
Olivier Chastel : “ De elektronische facturatie is een groot project in het kader van de vermindering van de administratieve lasten voor de ondernemingen. Daarom stelt het Federaal Actieplan Administratieve Vereenvoudiging 2012-2015, dat door de ministerraad werd goedgekeurd, als tussentijds streefcijfer dat tegen het einde van de legislatuur 25 % van alle facturatiestromen elektronisch moet verlopen».
Hendrik Bogaert: “In Finland, Denemarken en Griekenland worden leveranciers al verplicht om elektronisch te factureren aan de overheid. Daar wil ik ook zo snel mogelijk naartoe. De overheid moet hierin het voorbeeld geven en zo de private sector overtuigen. Elke actie om de overheid te moderniseren, moet ons land een competitieve boost geven.”
Voor de hele federale overheid gaat het in 2012 om ongeveer 1,2 miljoen facturen. Ramingen leren dat een elektronische factuur 1,84 € goedkoper is voor de leverancier en zelfs 6,49 € per factuur (of meer dan 11 minuten) voor de ontvanger. In totaal zouden de leveranciers dus ruim 2 miljoen euro per jaar kunnen besparen, de overheid 7,5 miljoen (of 132 VTE).
Bij scanning van facturen is de winst kleiner. De leverancier stuurt immers een gewone papieren factuur door die de overheid eerst moet scannen. Als de doelstellingen voor het einde van de legislatuur gehaald worden (20% e-invoicing en 30% scanning) dan bedraagt de winst 207.000 € per jaar voor de leveranciers en 1,4 miljoen € (of 23 VTE) voor de overheid.
Olivier Chastel : « Bovendien moet de digitalisering van de facturen die naar de federale overheid worden gestuurd het haar ook mogelijk maken om de modernisering van de federale boekhouding verder te zetten, de facturen efficiënter te behandelen, de interne controle ervan te verbeteren en de betalingstermijnen te verminderen”.
Hendrik Bogaert: “De diensten die van e-invoicing gebruik maken, mogen de helft van die besparingen herinvesteren in hun werking, een principe dat begin dat jaar al afgesproken werd met de overheidsmanagers. Zo promoten ze het systeem bij hun leveranciers, besparen ze de overheid geld en investeren ze in een efficiëntere werking. ”
Om e-invoicing mogelijk te maken, kiest de federale regering voor het e-Priorsysteem van de Europese Commissie. Dat systeem voldoet al aan de internationale normen en is het snelst implementeerbaar voor ons land. Tegen september 2013 moet het operationeel zijn.