Dematerialisering van de facturen gericht aan de federale overheid

De Europese Commissie wil dat de elektronische facturatie tegen 2020 de meest gangbare factureringsmethode in Europa wordt. Om dit te bereiken voorziet richtlijn 2014/55/EU over de elektronische facturatie in het kader van overheidsopdrachten de verplichting voor de overheden van de lidstaten om hun facturen in elektronisch formaat te ontvangen en te verwerken. De leveranciers zijn echter niet verplicht hun facturen langs elektronische weg te versturen. De overheden – met uitzondering van de gedecentraliseerde overheden die over een langere termijn beschikken – moeten de overgang naar de elektronische facturatie uiterlijk tegen 27 november 2018 gemaakt hebben.
De federale overheid heeft in overleg met de regio’s en tal van externe partners al verschillende acties ondernomen. Zo werd onder het voorzitterschap van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) een specifieke beheerstructuur opgesteld waarbij alle partners betrokken zijn. Fedict startte daarnaast het Belgische e-invoicingplatform Mercurius op.
Vandaag is er een nieuwe stap gezet vermits de ministerraad een plan in drie fasen heeft goedgekeurd:

• Vanaf 1 juli 2017 zullen alle ondernemingen die dat wensen hun facturen voor de federale aanbestedende overheden elektronisch kunnen overmaken via het platform Mercurius
• Voor alle overheidsopdrachten van een waarde geraamd op meer dan 135 000 € (excl. btw), die na 1 januari 2018 worden gegund via de aanbestedende overheden die afhangen van de federale ministers en staatssecretarissen (FOD’s, POD’s, ministeries, administratieve diensten met autonome boekhouding en de ION’s van type A), zullen de documenten van de opdracht bestemd voor de deelnemende ondernemingen de verplichting moeten vermelden om de facturen elektronisch te verzenden.
• Vanaf 1 januari 2020 zullen de federale aanbestedende overheden nog enkel elektronische facturen aanvaarden.

Om dit plan uit te voeren zullen nog een aantal acties ondernomen moeten worden en meer bepaald de voorbereiding van een ontwerp voor de omzetting van de Europese richtlijn, het doorvoeren van technische aanpassingen, het uitwerken van een communicatieplan. De Dienst Administratieve Vereenvoudiging wordt belast met de opvolging van de uitvoering van de verschillende actiepunten van het programma.
De dematerialisering van de facturen zal niet alleen besparingen mogelijk maken maar zal ook voor tijdswinst en meer efficiëntie zorgen.